Taxbai

Regulamin świadczenia usług Taxbai

Regulamin określa zasady korzystania z aplikacji Taxbai: w przeglądarce pod adresem app.taxbai.pl oraz jako aplikacja mobilna Taxbai w Google Play i App Store. Wersja z 7 listopada 2026.

§ 1. Postanowienia ogólne

1. Regulamin określa zasady świadczenia usług drogą elektroniczną za pośrednictwem Taxbai w przeglądarce pod adresem app.taxbai.pl oraz w aplikacji mobilnej Taxbai dostępnej w Google Play i App Store.
2. Usługodawcą jest TAXBAI spółka z ograniczoną odpowiedzialnością z siedzibą w Bydgoszczy, ul. Niedźwiedzia 11, 85-103 Bydgoszcz, wpisana do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego prowadzonego przez Sąd Rejonowy w Bydgoszczy, XIII Wydział Gospodarczy KRS, pod numerem KRS 0001251514, NIP 9532820122, REGON 545192730, kapitał zakładowy 5 000,00 zł.
3. Kontakt z Usługodawcą: hello@taxbai.pl, telefon +48 52 533 39 99 oraz adres korespondencyjny wskazany w ust. 2. Zgłoszenie telefoniczne wymagające potwierdzenia treści Usługodawca potwierdza e-mailem.
4. Regulamin jest regulaminem w rozumieniu art. 8 ustawy z 18 lipca 2002 r. o świadczeniu usług drogą elektroniczną. Jest dostępny nieodpłatnie przed zawarciem Umowy w sposób umożliwiający pobranie, przechowywanie i odtwarzanie jego treści. Wersja przyjęta przy zawarciu Umowy jest wskazywana w potwierdzeniu przesyłanym Użytkownikowi e-mailem.
5. Zasady przetwarzania danych, których administratorem jest Usługodawca, określa Polityka prywatności. Powierzenie przetwarzania danych reguluje § 15. Opis usuwania konta objaśnia te zasady i nie ogranicza praw wynikających z Regulaminu i przepisów.

§ 2. Definicje

1. Usługodawca - TAXBAI sp. z o.o. wskazana w § 1 ust. 2.
2. Aplikacja - oprogramowanie Taxbai udostępniane jako usługa cyfrowa w przeglądarce i aplikacji mobilnej, wraz z udostępnianymi funkcjami oraz Asystentem AI.
3. Użytkownik - pełnoletnia osoba fizyczna prowadząca jednoosobową działalność gospodarczą zarejestrowaną w Polsce, posiadająca pełną zdolność do czynności prawnych, która zawarła Umowę.
4. Przedsiębiorca uprzywilejowany - Użytkownik zawierający Umowę bezpośrednio związaną ze swoją działalnością gospodarczą, gdy z treści Umowy wynika, że nie ma ona dla niego charakteru zawodowego, wynikającego w szczególności z przedmiotu wykonywanej działalności ujawnionego w CEIDG.
5. Konto - indywidualny, chroniony danymi logowania obszar Aplikacji przypisany do Użytkownika i jego działalności.
6. Umowa - umowa o świadczenie usług drogą elektroniczną na zasadach Regulaminu, obejmująca Konto i, po odrębnym zamówieniu, odpłatny dostęp w ramach Abonamentu.
7. Okres próbny - 30 dni od założenia Konta, w których dostęp do funkcji objętych próbą jest nieodpłatny, bez obowiązku podania karty płatniczej.
8. Plan - zakres odpłatnej usługi wraz z ceną i okresem rozliczeniowym, przedstawiony przed zamówieniem i utrwalony w jego potwierdzeniu.
9. Abonament - zamówiony przez Użytkownika odpłatny dostęp do Planu, odnawiany w miesięcznych albo rocznych okresach rozliczeniowych do czasu anulowania.
10. Asystent AI - funkcje wykorzystujące modele sztucznej inteligencji, w tym odczyt dokumentów, propozycje ich ujęcia i rozmowę tekstową lub głosową.
11. Systemy zewnętrzne - niezależne systemy administracji i rejestry, w szczególności KSeF, systemy Ministerstwa Finansów i ZUS, CEIDG, REGON, VIES, wykaz podatników VAT i serwis kursów NBP.
12. Dane Użytkownika - dane, dokumenty i pliki wprowadzone do Aplikacji albo pobrane na zlecenie Użytkownika oraz wyniki ich przetworzenia, w tym ewidencje, deklaracje i potwierdzenia przekazania.
13. Osoba podpisująca - wskazana Użytkownikowi w Aplikacji osoba fizyczna dysponująca kwalifikowanym podpisem elektronicznym, będąca członkiem organu, pracownikiem lub współpracownikiem Usługodawcy.
14. Upoważnienie - udokumentowane oświadczenie Użytkownika określające osoby i zakres podpisywania oraz przekazywania dokumentów do ZUS według § 8a. Nie zastępuje innego pełnomocnictwa wymaganego dla odrębnej czynności przez przepisy lub właściwy system.

§ 3. Charakter i zakres usługi

1. Usługa obejmuje udostępnianie Aplikacji do prowadzenia rozliczeń własnej jednoosobowej działalności: wystawiania faktur i obsługi KSeF, wprowadzania dokumentów, prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów albo ewidencji przychodów i ewidencji VAT, obliczania podatków i składek, przygotowywania deklaracji i plików JPK, obsługi dostępnych funkcji kadrowych i płacowych oraz przypomnień. Przekazywanie dokumentów do organów odbywa się w zakresie funkcji rzeczywiście udostępnionych, po spełnieniu warunków § 8 i § 8a.
2. Szczegółowy zakres obsługiwanych rozliczeń, dokumentów i ograniczeń określa załącznik 3, a wymagania techniczne oraz limity załącznik 4. Stanowią część Regulaminu i są udostępniane przed zamówieniem Planu oraz utrwalane z potwierdzeniem zamówienia. Funkcja opisana jako planowana albo niedostępna nie stanowi części zamówionej usługi. Późniejsze uruchomienie nowej funkcji nie oznacza, że była dostępna wcześniej. Nie ogranicza to odpowiedzialności za zapewnienia dotyczące usługi wynikającej z przepisów.
3. Usługa obejmuje oprogramowanie do samodzielnego prowadzenia obsługiwanych ewidencji, automatycznych obliczeń, przygotowania dokumentów i ich przekazywania na polecenie, w zakresie przedstawionym w ofercie. Nie obejmuje zlecenia Usługodawcy zawodowego udzielania indywidualnych porad, opinii i wyjaśnień podatkowych, doboru optymalizacji podatkowej, niezależnego audytu funkcji podatkowej ani reprezentacji w postępowaniach i kontroli. Ewentualna taka usługa wymaga odrębnej umowy z uprawnionym wykonawcą i spełnienia wymagań ustawowych. Ograniczenie zakresu nie zwalnia z należytego wykonania uzgodnionych funkcji programu.
4. Aplikacja automatycznie przelicza bieżące wyniki na podstawie dokumentów i ustawień uwzględnionych w ewidencjach. Dokument oczekujący w skrzynce na przyjęcie nie jest jeszcze uwzględniany. Po przyjęciu do ewidencji może wpływać na wyniki także przed późniejszym oznaczeniem go przez Użytkownika jako sprawdzony. Odrzucenie lub wyłączenie dokumentu wpływa na wyniki zgodnie z przedstawionym w Aplikacji skutkiem danej czynności.
5. Bieżący wynik nie jest potwierdzeniem złożenia deklaracji ani zapłaty. Przygotowanie deklaracji utrwala wynik na podstawie danych z tej chwili. Zmiana danych może wymagać ponownego wyliczenia, a po wysyłce korekty. Przed przekazaniem deklaracji, pliku JPK lub dokumentu ZUS Użytkownik sprawdza podsumowanie danych i zleca przekazanie. Automatyczne przekazywanie wystawionych faktur do KSeF następuje na zasadach § 8.
6. Użytkownik odpowiada za przekazanie prawdziwych, kompletnych i aktualnych faktów, dokumentów i ustawień dotyczących swojej działalności oraz za decyzje, które zgodnie z charakterem danej czynności należą do niego. Nie ma obowiązku odtwarzania algorytmów Aplikacji ani wykrywania ukrytych błędów, których przy zachowaniu rozsądnej staranności nie mógł rozpoznać. Zatwierdzenie danych nie zwalnia Usługodawcy z odpowiedzialności za własny błąd wykonania usługi.
7. Użytkownik pozostaje podatnikiem i płatnikiem oraz odpowiada wobec właściwych organów za wykonanie swoich obowiązków i zapłatę podatków oraz składek. Nie wyłącza to jego roszczeń wobec Usługodawcy na zasadach § 12 i przepisów prawa.
8. Aplikacja nie obsługuje wszystkich stanów faktycznych. Nie jest przeznaczona dla spółek, podmiotów zagranicznych ani do usługowego rozliczania cudzych firm. Jeśli sprawa wykracza poza obsługiwany zakres lub wymaga indywidualnej opinii, Użytkownik powinien skorzystać z uprawnionej obsługi poza tą Umową. Usługodawca nie może samym takim zaleceniem wyłączyć odpowiedzialności za funkcję objętą Umową.
9. Przy rozpoczęciu prowadzenia rozliczeń w trakcie roku Użytkownik przekazuje wymagane dane początkowe i dokumenty wcześniejszych okresów w zakresie potrzebnym do rozliczeń. Samo podłączenie KSeF nie oznacza pozyskania wszystkich dokumentów firmy ani wszystkich informacji potrzebnych do rozliczenia.

§ 4. Warunki techniczne i zasady korzystania

1. Korzystanie z Aplikacji wymaga urządzenia z dostępem do Internetu, aktywnego adresu e-mail oraz przeglądarki albo aplikacji mobilnej spełniającej załącznik 4. Funkcje aparatu, głosu, powiadomień i zapisywania plików mogą wymagać osobnych uprawnień urządzenia. Odmowa niezbędnego uprawnienia ogranicza daną funkcję; nie jest zgodą na używanie danych do innych celów. Wymagania integracji z KSeF i organami określają także § 8 i § 8a.
2. Usługodawca dostarcza aktualizacje, w tym bezpieczeństwa, wymagane do zachowania zgodności usługi z Umową. Informuje o ich dostępności i skutkach niezainstalowania. Może ograniczyć działanie nieaktualnej wersji w zakresie koniecznym dla bezpieczeństwa lub poprawności rozliczeń, zapewniając informację o sposobie odzyskania dostępu i, w miarę możliwości, alternatywny dostęp.
3. Użytkownik podaje i aktualizuje prawdziwe dane, zabezpiecza dane logowania i urządzenia, korzysta z własnego Konta zgodnie z prawem i nie dostarcza treści bezprawnych. O podejrzeniu przejęcia Konta niezwłocznie informuje Usługodawcę i zabezpiecza dostęp. Zalecane jest uwierzytelnianie dwuskładnikowe.
4. Zabronione są w szczególności: świadome wprowadzanie dokumentów nierzetelnych lub pozornych, wykorzystywanie usługi do przestępstwa, naruszanie praw innych osób, obchodzenie zabezpieczeń, nieuprawniony dostęp do cudzych danych, zakłócanie działania oraz automatyczne obciążanie usługi poza udostępnionymi interfejsami i ich przeznaczeniem. Ograniczenia te nie uchylają prawa Użytkownika do eksportu i przenoszenia własnych danych.
5. Użytkownik odpowiada za działania własne i osób, którym z naruszeniem Umowy świadomie udostępnił dane logowania, w zakresie wynikającym z prawa i okoliczności zdarzenia. Samo użycie jego danych logowania przez osobę nieuprawnioną nie przesądza o odpowiedzialności Użytkownika, w szczególności gdy przyczyna leży po stronie zabezpieczeń Usługodawcy.
6. W razie nieprawidłowości Użytkownik współpracuje w rozsądnym zakresie w diagnozie, z użyciem najmniej uciążliwych środków. Usługodawca nie żąda haseł, pełnych danych karty ani kodów jednorazowych do usług zewnętrznych poza wyraźnie oznaczonym procesem uwierzytelnienia danej integracji.

§ 4a. Zgłaszanie treści bezprawnych i ograniczenia

1. Punktem kontaktowym dla Użytkowników i właściwych organów w sprawach usług pośrednich jest hello@taxbai.pl. Kontakt jest możliwy po polsku i angielsku oraz nie opiera się wyłącznie na narzędziach automatycznych. Zasady niniejszego paragrafu dotyczą przechowywania treści przekazanych przez Użytkownika; nie rozszerzają ochrony Usługodawcy na jego własne wyniki obliczeń i odpowiedzi.
2. Każdy może zgłosić podejrzenie nielegalnej treści, wskazując uzasadnienie, dokładne miejsce lub identyfikator treści umożliwiający jej odnalezienie, dane kontaktowe oraz oświadczenie o działaniu w dobrej wierze i rzetelności zgłoszenia. Jeżeli przepis pozwala nie podawać danych osobowych, nie wymaga się ich. Nie należy przesyłać zbędnych kopii cudzych faktur lub danych wrażliwych. Brak publicznego adresu pliku nie wyklucza zgłoszenia za pomocą innego jednoznacznego oznaczenia.
3. Usługodawca potwierdza otrzymanie zgłoszenia, jeżeli posiada adres kontaktowy, i rozpatruje je terminowo, starannie, obiektywnie oraz bez arbitralności. Informuje zgłaszającego o rozstrzygnięciu i dostępnych sposobach jego zakwestionowania. Samo zgłoszenie nie przesądza bezprawności ani nie daje zgłaszającemu dostępu do dokumentów Użytkownika.
4. Przy ograniczeniu treści lub Konta z powodu nielegalności treści albo naruszenia Regulaminu Usługodawca podaje Użytkownikowi jasne uzasadnienie: zakres i czas ograniczenia, istotne fakty, podstawę prawną lub umowną, udział automatycznych narzędzi oraz dostępne sposoby zakwestionowania, chyba że właściwy przepis przewiduje wyjątek. Działanie i jego zakres są proporcjonalne; uwzględnia się bezpieczeństwo i prawa osób. Usługodawca nie nakłada ogólnego obowiązku monitorowania wszystkich treści.
5. Użytkownik może zakwestionować decyzję e-mailem; odpowiedź i reklamacja są obsługiwane według § 14. Nie pozbawia to prawa do sądu, skargi do właściwego organu ani innych środków wynikających z prawa. Wydanie danych odbywa się z uwzględnieniem § 16a, ochrony innych osób i obowiązujących nakazów organów.

§ 5. Zawarcie Umowy i Konto

1. Umowa o Konto jest zawierana na czas nieoznaczony po przedstawieniu Regulaminu, jego zaakceptowaniu i zakończeniu rejestracji adresem e-mail z hasłem albo obsługiwanym kontem Google, Apple lub Microsoft. Polityka prywatności jest udostępniana do zapoznania się; jej przyjęcie nie zastępuje zgody wymaganej dla odrębnych celów przetwarzania.
2. Abonament wymaga osobnego zamówienia Planu. Użytkownik przed jego zatwierdzeniem otrzymuje podsumowanie ceny z VAT, okresu rozliczeniowego, daty pierwszego pobrania, automatycznego odnawiania i sposobu anulowania. Samo zapisanie karty, bez zatwierdzenia zamówienia Abonamentu, nie stanowi jego zamówienia.
3. Usługodawca potwierdza zawarcie Umowy i zamówienie Abonamentu e-mailem, wskazując wersję Regulaminu, zakres i cenę zamówionej usługi oraz złożone oświadczenia dotyczące rozpoczęcia świadczenia. Moment skutecznego zamówienia Abonamentu wskazuje potwierdzenie akceptacji zamówienia przez Usługodawcę; nie jest nim każde późniejsze automatyczne pobranie opłaty.
4. Usługa jest przeznaczona dla działalności gospodarczej. Status Przedsiębiorcy uprzywilejowanego wynika z przesłanek prawnych, a nie wyłącznie z NIP lub nazwy konta. Zawarcie Umowy nie jest uzależnione od złożenia oświadczenia o zawodowym charakterze Umowy ani od zrzeczenia się ochrony przyznanej prawem.
5. Usługodawca może odmówić założenia Konta, jeżeli osoba nie spełnia warunków korzystania, podaje nieprawdziwe dane istotne dla Umowy albo istnieją udokumentowane przesłanki bezprawnego użycia. Ograniczenie istniejącego Konta następuje według § 16. Usługodawca może zażądać proporcjonalnego potwierdzenia tożsamości przy operacjach wymagających szczególnej ochrony.

§ 6. Okres próbny Plan i ceny

1. Okres próbny trwa 30 dni od założenia Konta i nie wymaga karty. Nie przekształca się samoczynnie w Abonament. Jeżeli Użytkownik w trakcie próby zamówi Abonament, pierwsza opłata zostanie pobrana w dacie wskazanej przed zamówieniem, po zakończeniu próby. Anulowanie przed tą datą zapobiega rozpoczęciu płatnego okresu.
2. Po próbie bez zamówionego Abonamentu dostęp do płatnych funkcji jest ograniczony. Użytkownik otrzymuje informację o zakończeniu próby, sposobie uruchomienia Planu i zasadach odzyskania danych. Zasady wydania danych z § 16a pozostają dostępne.
3. Plan PRO obejmuje funkcje wskazane w § 3, Asystenta AI i pomoc techniczną w obsłudze Aplikacji, w zakresie oferty utrwalonej z zamówieniem. Cena wynosi 99 zł netto miesięcznie, czyli 121,77 zł z VAT, albo 990 zł netto rocznie, czyli 1 217,70 zł z VAT przy stawce 23 procent. Wariant roczny jest oznaczany jako PRO 365. Cała cena roczna jest pobierana z góry; nie jest sumą rat miesięcznych.
4. Pomoc techniczna dotyczy obsługi i usterek Aplikacji. Zgłoszenia można przesyłać o dowolnej porze na hello@taxbai.pl lub przez formularz „Napisz do nas” w Aplikacji, a także telefonicznie pod numerem +48 52 533 39 99 od poniedziałku do piątku, z wyjątkiem dni ustawowo wolnych, w godz. 9:00–17:00. Plan nie gwarantuje natychmiastowej odpowiedzi ani odrębnego czasu reakcji technicznej. Pomoc nie oznacza całodobowej dostępności człowieka, usługi alarmowej ani indywidualnego doradztwa. Zgłoszenia obsługuje się bez zbędnej zwłoki odpowiednio do ich charakteru i znaczenia; reklamacje podlegają terminom § 14. Szczególne zobowiązania przy przyjętej wysyłce dokumentu pozostają skuteczne.
5. Usługodawca może zmienić cenę na przyszłe okresy z powodu zmiany stawek podatków dotyczących usługi, istotnej zmiany kosztów infrastruktury, bezpieczeństwa, dostawców technologii albo obowiązkowych zmian prawnych wpływających na koszt usługi. Zmiana ceny powinna pozostawać w związku z przyczyną i być proporcjonalna do jej wpływu; zawiadomienie określa powód i nową kwotę.
6. O zmianie ceny Usługodawca informuje e-mailem co najmniej 30 dni wcześniej. Nowa cena nie dotyczy już opłaconego okresu i może obowiązywać od pierwszego kolejnego okresu rozpoczynającego się po upływie terminu zawiadomienia. Jeżeli termin nie został zachowany, bieżące odnowienie następuje na poprzednich warunkach. Użytkownik może anulować odnowienie przed jego rozpoczęciem. Zmiana ceny nie powoduje dodatkowej opłaty za rezygnację.
7. Zmiana zasad próby może dotyczyć nowych Kont zakładanych po jej wprowadzeniu i nie skraca przyznanej już próby.

§ 7. Uchylony

1. Uchylony.

§ 8. Integracje i przekazywanie dokumentów

1. Aplikacja komunikuje się z Systemami zewnętrznymi w zakresie ich dostępnych funkcji i uprawnień Użytkownika. Usługodawca nie ma wpływu na decyzje organów, treść rejestrów i dostępność systemów publicznych. Odpowiada za należyte działanie własnej integracji oraz obsługę wykrytych błędów i awarii w granicach Umowy i prawa.
2. Użytkownik podłącza KSeF obsługiwaną metodą i nadaje niezbędne uprawnienia. Wystawienie faktury w podłączonej Aplikacji uruchamia jej automatyczne przekazanie do KSeF, zgodnie z właściwym trybem i terminami wynikającymi z przepisów. Przed wystawieniem Użytkownik otrzymuje informację o skutku tej czynności. Projekt lub podgląd faktury nie jest jej wystawieniem. W razie trybu offline lub niedostępności systemu Aplikacja obsługuje przekazanie na zasadach przewidzianych dla tego trybu i pokazuje status dokumentu.
3. Na polecenie Użytkownika Aplikacja może z użyciem podłączonego certyfikatu złożyć do Ministerstwa Finansów wniosek o dodatkowy certyfikat KSeF, w szczególności dla trybu offline. Certyfikat jest wydawany na identyfikator wynikający z użytego uwierzytelnienia. Aplikacja generuje i przechowuje klucz prywatny oraz certyfikat w postaci zaszyfrowanej i używa ich wyłącznie w zakresie zleconej obsługi. Polecenie, zakres certyfikatu i jego status są utrwalane. Użytkownik może odłączyć integrację oraz zarządzać uprawnieniami i unieważnieniem certyfikatów we właściwym systemie.
4. Deklaracje, pliki JPK i dokumenty ZUS są przekazywane po odrębnym poleceniu Użytkownika, z użyciem obsługiwanych danych autoryzujących, właściwego pełnomocnictwa lub Upoważnienia z § 8a. Samo przygotowanie dokumentu nie zleca wysyłki. Zlecenie dotyczy wersji dokumentu przedstawionej Użytkownikowi i utrwalonej przy zleceniu.
5. Status przygotowania, kolejki lub wysłania nie jest równoznaczny z przyjęciem przez organ. Potwierdzeniem jest dokument lub status urzędowy właściwy dla danego systemu, w szczególności UPO albo potwierdzenie ZUS; dla faktur KSeF także numer i potwierdzenie przyjęcia w KSeF. Aplikacja udostępnia otrzymane potwierdzenia i informuje o wykrytym odrzuceniu lub braku rozstrzygającego statusu. Użytkownik sprawdza ostateczny status i reaguje na informację o czynności wymaganej od niego.
6. Użytkownik utrzymuje ważność swoich uprawnień i przekazuje aktualne dane autoryzujące. Odrzucenie spowodowane wyłącznie ich brakiem lub nieprawidłowością nie jest wadą usługi Taxbai. Nie wyłącza to odpowiedzialności za błędne użycie poprawnych danych przez Aplikację albo brak obsługi odrzucenia należącej do uzgodnionej funkcji.
7. Awaria Systemu zewnętrznego nie przedłuża automatycznie terminów ustawowych. Usługodawca informuje o wykrytej przeszkodzie i dostępnej alternatywie oraz podejmuje wymagane dla danej integracji próby ponowienia bez tworzenia niezamierzonych duplikatów. Użytkownik nie powinien ponawiać dokumentu innym kanałem bez sprawdzenia, czy poprzednia wysyłka została przyjęta.
8. Przypomnienia są pomocą organizacyjną i mogą wymagać zezwolenia urządzenia na powiadomienia. Nie zastępują przepisów o terminach. Aplikacja przygotowuje dane do zapłaty, ale nie wykonuje płatności podatków i składek; ich zlecenie i zapewnienie środków należą do Użytkownika.

§ 8a. Podpisywanie i przekazywanie dokumentów do ZUS

1. Użytkownik może upoważnić wskazane mu Osoby podpisujące do podpisania kwalifikowanym podpisem i przekazania dokumentów ZUS przygotowanych w Aplikacji. Przed udzieleniem Upoważnienia otrzymuje treść oświadczenia, listę osób, zakres dokumentów i zasady odwołania. Usługodawca zachowuje dowód treści i czasu udzielenia oraz odwołania. Zmiana osób podpisujących wymaga przedstawienia Użytkownikowi aktualnego zakresu i zapewnienia skutecznego upoważnienia przed użyciem ich podpisów.
2. Upoważnienie dotyczy wyłącznie wskazanych dokumentów ubezpieczeniowych i czynności ich podpisania oraz przekazania obsługiwanym kanałem, na podstawie art. 47a ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych. Nie obejmuje reprezentacji w postępowaniu, sporów, odbioru korespondencji ani dostępu do eZUS Użytkownika. Dla dodatkowej czynności wymagającej pełnomocnictwa lub rejestracji Usługodawca wskazuje ten wymóg przed przyjęciem zlecenia. Samo udzielenie Upoważnienia nie oznacza udostępnienia funkcji, jeżeli aktualna wersja oprogramowania nie spełnia warunków jej uruchomienia.
3. Przed pierwszym przekazaniem Usługodawca potwierdza uprawnienie osoby korzystającej z Konta do działania za danego płatnika w sposób odpowiedni do ryzyka. Dostępne sposoby i ewentualny koszt weryfikacji są przedstawiane przed jej rozpoczęciem. Samo zakończenie weryfikacji technicznej nie rozszerza Upoważnienia.
4. Przed każdym zleceniem Aplikacja wskazuje dokument, dane płatnika, planowany dzień i godzinę partii podpisu w czasie obowiązującym w Polsce oraz informację, jeżeli termin ten przypada po ustawowym terminie złożenia. Usługodawca wykonuje przyjęte zlecenie w tak wskazanym terminie. Jeżeli ujawni się przeszkoda, niezwłocznie informuje o niej i o możliwości samodzielnego przekazania dokumentu. Nie zmienia to odpowiedzialności za zawinione niedotrzymanie przyjętego terminu.
5. Użytkownik może wycofać zlecenie przed rozpoczęciem jego podpisywania. Odwołanie Upoważnienia zatrzymuje dalsze podpisywanie i przekazywanie dokumentów, które nie zostały jeszcze skutecznie przekazane, z wyjątkiem operacji technicznie nieodwracalnie rozpoczętej przed odwołaniem. Aplikacja przedstawia wynik odwołania oraz dokumenty, których nie można już zatrzymać. Odwołanie nie cofa dokumentów przyjętych przez ZUS.
6. Osoba podpisująca nie zmienia danych zleconego dokumentu. Za prawdziwość faktów i dokumentów źródłowych odpowiada Użytkownik, a Usługodawca za prawidłową obsługę dokumentu, podpis i przekazanie zgodnie z przyjętym zleceniem. Podpis nie oznacza indywidualnego audytu rozliczenia przez Osobę podpisującą.
7. Usługodawca udostępnia statusy i urzędowe potwierdzenia. Przy odrzuceniu wskazuje znaną przyczynę i czynność potrzebną do jej usunięcia. Ponowna wysyłka zmienionej merytorycznie wersji wymaga przedstawienia zmiany i nowego zlecenia; techniczne ponowienie tej samej wersji mieści się w pierwotnym zleceniu, o ile nie zostało odwołane i pozostaje skuteczne.
8. Upoważnienie wygasa z końcem Umowy. Usługodawca wskazuje przed zakończeniem status zleceń oczekujących i nie rozpoczyna nowych czynności po wygaśnięciu upoważnienia. Dokumenty i potwierdzenia z wykonanych zleceń podlegają zasadom wydania danych.

§ 9. Asystent AI i połączenia z własnym kontem AI

1. Aplikacja wykorzystuje modele AI do funkcji wskazanych w ofercie. Użytkownik jest informowany o interakcji z AI także w miejscu korzystania z tych funkcji. Odpowiedzi mogą być błędne, niepełne lub nieaktualne i nie są co do zasady sprawdzane przez człowieka.
2. Asystent służy obsłudze Aplikacji, wyjaśnianiu jej danych i reguł obliczeń oraz przedstawianiu ogólnych informacji. Nie jest kanałem zlecania Usługodawcy indywidualnego doradztwa podatkowego. W sprawach wymagających oceny nieobjętej zakresem programu wskazuje tę granicę i potrzebę odrębnej uprawnionej obsługi. Automatyczne odpowiedzi mogą zawierać błędy; nie pozbawia to Użytkownika roszczeń za nienależyte wykonanie objętej Umową funkcji.
3. Użytkownik sprawdza propozycje w zakresie możliwym przy rozsądnej staranności, zwłaszcza dane odczytane z dokumentów i fakty, które zna. Wątpliwości wymagające indywidualnej oceny podatkowej lub prawnej powinien wyjaśnić z uprawnionym specjalistą. Sam komunikat o ograniczeniach AI nie uchyla odpowiedzialności Usługodawcy za uzgodnione funkcje ani uprawnień dotyczących niezgodności usługi.
4. Bieżące automatyczne przeliczenia odbywają się według § 3. Polecenie wysyłki deklaracji lub wystawienia faktury wymaga działania Użytkownika przewidzianego dla tej czynności. Wynik rozmowy AI sam w sobie nie jest takim poleceniem, chyba że Użytkownik osobno zatwierdzi czynność w przeznaczonym do tego mechanizmie Aplikacji.
5. Usługodawca może zmieniać dostawcę lub model oraz czasowo ograniczyć AI w zakresie koniecznym dla bezpieczeństwa, usunięcia awarii albo dostosowania do zmian technicznych i prawnych. Zapewnia dostępne funkcje ręcznego wprowadzenia danych. Jeżeli ograniczenie istotnie pogarsza zamówioną usługę, zastosowanie mają § 10, § 14 i § 18; samo udostępnienie trybu ręcznego nie wyłącza tych praw.
6. Zasady danych przekazywanych modelom kupowanym przez Taxbai określa Polityka prywatności i § 15. Usługodawca minimalizuje zakres danych i nie uprawnia dostawców do trenowania ogólnych modeli na powierzonych danych poza zakresem odrębnej, zgodnej z prawem podstawy. Nie jest to zapewnienie dotyczące własnego konta AI Użytkownika.
7. Opcjonalne połączenie własnego konta ChatGPT lub Claude wymaga odrębnego zatwierdzenia dostępu do jednej wskazanej firmy i przedstawionego zakresu danych oraz czynności. Koszt własnego konta u zewnętrznego dostawcy nie jest objęty ceną Taxbai. Dostępność połączenia zależy także od warunków tego dostawcy, o czym Użytkownik jest informowany przed włączeniem funkcji.
8. Udostępnienie danych przez połączenie stanowi udokumentowane polecenie Użytkownika w zakresie przyznanych uprawnień. Użytkownik zapewnia uprawnienie do polecenia przekazania danych osób trzecich. Polecenie nie uchyla obowiązków Usługodawcy dotyczących ochrony danych i transferu wykonanego przez Usługodawcę. Dane kadrowe, zdrowotne i dane autoryzujące nie są objęte takim dostępem, jeżeli nie zostały wyraźnie wskazane w zakresie osobno udostępnionej i ocenionej funkcji.
9. Przygotowanie podglądu faktury w ChatGPT albo Claude nie wystawia jej. Wystawienie i uruchomienie obsługi KSeF wymagają osobnego, świadomego zatwierdzenia na karcie tej faktury w udostępnionym mechanizmie. Treść rozmowy ani ogólna zgoda na połączenie nie zastępują tego zatwierdzenia. Status przyjęcia dokumentu wynika z danych Taxbai i systemu urzędowego.
10. Jeżeli połączenie z ChatGPT lub Claude udostępnia daną funkcję, Użytkownik może z rozmowy odnotować otrzymaną wpłatę lub dokonaną zapłatę, wysłać kontrahentowi przypomnienie albo wezwanie do zapłaty o treści przygotowanej przez Taxbai, zapisać odpowiedź na pytanie dotyczące wydatku albo zatwierdzić wydatek. Każda z tych czynności wymaga osobnego, świadomego zatwierdzenia przez Użytkownika na karcie tej czynności. Wiadomość w rozmowie nie zastępuje tego zatwierdzenia. Zatwierdzenie na karcie stanowi polecenie Użytkownika w zakresie udzielonych uprawnień, także na potrzeby § 15 ust. 4. Przed zatwierdzeniem wysyłki Użytkownik otrzymuje podgląd odbiorcy i treści wiadomości. Wysłanego przypomnienia ani wezwania nie można cofnąć. Odnotowanie wpłaty lub zapłaty nie zleca przelewu ani nie wykonuje płatności bankowej. Taxbai nie przekazuje do rozmowy w ramach tego połączenia numerów rachunków do zapłaty podatków i składek.
11. Użytkownik może odłączyć połączenie w Taxbai. Odłączenie blokuje nowy dostęp przez to połączenie; nie cofa wcześniej wykonanych czynności ani nie usuwa danych przechowanych już przez dostawcę własnego konta AI. Ich usunięcie wymaga działania według zasad tego dostawcy. Zasady konta zewnętrznego, w tym wykorzystania danych do rozwoju modeli, mogą być inne niż dla usług AI kupowanych przez Taxbai.
12. Usługodawca odpowiada za własną integrację, kontrolę przyznanych uprawnień i wykonanie zatwierdzonej czynności. Nie odpowiada za niezależne działanie zewnętrznego konta lub treść wytworzoną przez jego dostawcę w zakresie, w którym nie jest to skutkiem nienależytego wykonania zobowiązań Taxbai. Ograniczenia odpowiedzialności podlegają § 12.

§ 10. Dostępność aktualizacje i bezpieczeństwo

1. Usługodawca utrzymuje usługę z należytą starannością, uwzględniając jej przeznaczenie do rozliczeń i bezpieczeństwo danych. Aplikacja jest co do zasady dostępna całodobowo, jednak Umowa nie zapewnia nieprzerwanej dostępności ani odrębnego gwarantowanego poziomu dostępności, chyba że strony wyraźnie tak uzgodnią. Nie ogranicza to wymagań zgodności usługi z Umową.
2. Przerwy mogą być konieczne do utrzymania, aktualizacji, usunięcia awarii i ochrony bezpieczeństwa. O planowanej przerwie i jej przewidywanym czasie Usługodawca informuje z odpowiednim wyprzedzeniem, a o awarii po jej wykryciu. Uwzględnia w planowaniu prac znane terminy rozliczeń i ogranicza skutki przerwy.
3. Usługodawca dostarcza aktualizacje niezbędne do zachowania zgodności, w tym poprawki bezpieczeństwa i zmiany reguł rozliczeń dla obsługiwanych przypadków. Nie gwarantuje rozstrzygnięcia każdego spornego problemu prawnego. Wykryte istotne ograniczenie funkcji komunikuje wraz z dostępnym sposobem dalszego postępowania.
4. Zmiany funkcji, które nie są konieczne do zachowania zgodności, mogą wynikać z przyczyn technicznych, zmian systemów publicznych, prawa, bezpieczeństwa albo rozwoju obsługiwanych sposobów rozliczeń. Nie mogą wprowadzać dodatkowych kosztów w opłaconym okresie ani dowolnie odbierać zamówionej funkcji. Istotne negatywne zmiany podlegają § 18 i ustawowym prawom Przedsiębiorcy uprzywilejowanego.
5. Usługodawca stosuje odpowiednie środki zabezpieczenia i kopie zapasowe. Kopie służą odtworzeniu usługi; nie stanowią odrębnej usługi bezterminowego archiwum. Użytkownik powinien przechowywać także własne kopie dokumentów i potwierdzeń istotnych dla obowiązków prawnych. Zalecenie to nie zwalnia Usługodawcy z ochrony powierzonych danych.

§ 11. Płatności odnawianie i anulowanie

1. Abonament jest rozliczany z góry w okresach miesięcznych albo rocznych, zgodnie z wyborem. Odnawia się na kolejny okres tej samej długości do czasu anulowania. Datę końca okresu i kolejnego obciążenia Użytkownik widzi w Aplikacji i w potwierdzeniu zamówienia.
2. Płatności są dokonywane kartą przez operatora Stripe. Pełne dane karty są podawane operatorowi i nie są przechowywane przez Taxbai. Zamówienie Abonamentu obejmuje upoważnienie do powtarzalnych obciążeń na warunkach przedstawionych przed zatwierdzeniem. Zapisanie karty bez zamówienia nie uruchamia płatnej usługi.
3. Użytkownik może zmienić długość okresu rozliczeniowego ze skutkiem na koniec opłaconego okresu. Przed zatwierdzeniem otrzymuje datę rozpoczęcia nowego wariantu, jego pełną cenę i informację o odnowieniu. Nie następuje podwójne pobranie za ten sam okres. Do rozpoczęcia zmiany może ją odwołać w Aplikacji.
4. Faktury za Abonament są udostępniane zgodnie z obowiązującymi przepisami o fakturowaniu, w tym z wymaganiami KSeF w zakresie mającym zastosowanie do Usługodawcy. Dodatkowo są dostępne w Aplikacji lub przekazywane elektronicznie. Zamknięcie Konta nie pozbawia możliwości uzyskania kopii własnej faktury wystawionej przez Taxbai po potwierdzeniu tożsamości.
5. W razie nieudanej płatności Usługodawca informuje o przyczynie znanej z systemu i możliwości jej uregulowania oraz może ponowić pobranie w ramach udzielonego upoważnienia. Brak zapłaty może ograniczyć płatne funkcje po przekazaniu informacji Użytkownikowi. Nie wyłącza to wydania jego danych ani praw reklamacyjnych. Ograniczenie dostępu nie przedłuża terminów podatkowych.
6. Anulowanie odnowienia jest możliwe w każdej chwili w Aplikacji albo e-mailem. Zgłoszenie dokonane przed rozpoczęciem kolejnego okresu zapobiega odnowieniu. Użytkownik otrzymuje potwierdzenie z datą końca dostępu. Samo odinstalowanie aplikacji lub zaprzestanie korzystania nie anuluje Abonamentu.
7. Zwykłe anulowanie odnowienia pozostawia dostęp do końca opłaconego okresu i co do zasady nie powoduje proporcjonalnego zwrotu za ten okres. Nie ogranicza to § 13-14, skutków zakończenia usługi przez Usługodawcę ani uprawnień wynikających z istotnej zmiany, sprzeciwu dotyczącego przetwarzania danych i przepisów prawa. Opłata za okres, w którym Usługodawca nie będzie świadczyć usługi wskutek jej zakończenia przez siebie, podlega proporcjonalnemu zwrotowi.
8. Usługa jest dostarczana elektronicznie na Konto, bez przesyłki i kosztu dostawy. Dostęp jest udostępniany niezwłocznie po skutecznym zamówieniu i potwierdzeniu wymaganej płatności. Przy zamówieniu w próbie dostęp trwa bez przerwy, a pierwszy płatny okres rozpoczyna się po próbie.

§ 12. Odpowiedzialność i usuwanie skutków błędu

1. Usługodawca odpowiada za niewykonanie lub nienależyte wykonanie Umowy na zasadach prawa, z uwzględnieniem niniejszego paragrafu. Obejmuje to własne działanie Aplikacji i osób, którymi posługuje się przy wykonaniu zobowiązania, w zakresie wynikającym z prawa. Pozostawanie przez Użytkownika podatnikiem lub płatnikiem nie usuwa tej odpowiedzialności.
2. Usługodawca nie odpowiada za następstwa nieprawdziwych, niekompletnych, nieaktualnych lub spóźnionych informacji Użytkownika, nieuprawnionej ingerencji Użytkownika, świadomego pominięcia wyraźnego ostrzeżenia albo użycia funkcji poza zakresem objętym Umową, o którym Użytkownik został uprzednio rzetelnie poinformowany, w takim zakresie, w jakim te okoliczności rzeczywiście spowodowały szkodę i nie wynikają z nienależytego wykonania zobowiązania Usługodawcy. Współistnienie przyczyn ocenia się według przepisów, w tym zasad przyczynienia.
3. Usługodawca nie odpowiada za samą niezależną awarię systemu publicznego, decyzję organu ani zdarzenie siły wyższej pozostające poza jego kontrolą, któremu pomimo należytej staranności nie mógł zapobiec. Wyłączenie nie obejmuje własnego błędu integracji, zabezpieczenia ani zaniechania reakcji należącej do usługi. Awaria dostawcy, z którego pomocą Taxbai wykonuje swoje zobowiązania, nie oznacza automatycznie zwolnienia Taxbai z odpowiedzialności.
4. Podatek lub składka należne przy prawidłowym rozliczeniu nie stają się szkodą tylko dlatego, że Aplikacja wykazała je później albo w innej kwocie. Odpowiedzialność za dodatkowe koszty, odsetki lub inne następstwa błędu ustala się według przesłanek prawa, rzeczywistego związku przyczynowego i właściwych ograniczeń; niniejszy ustęp nie wyłącza z góry wszystkich takich roszczeń.
5. Wyłącznie wobec Użytkownika niebędącego Przedsiębiorcą uprzywilejowanym, w zakresie dopuszczalnym prawem, odpowiedzialność odszkodowawcza Usługodawcy za jedno zdarzenie oraz powiązane roszczenia mające tę samą przyczynę jest ograniczona do szkody rzeczywistej i łącznej kwoty opłat netto zapłaconych za usługę w ciągu 12 miesięcy poprzedzających pierwsze takie zdarzenie, nie mniej jednak niż jedna miesięczna opłata netto Planu PRO. Wyłączona jest odpowiedzialność za utracone korzyści. Zbieg podstaw dochodzenia tej samej szkody nie zwiększa limitu i nie uprawnia do wielokrotnego naprawienia tej samej szkody.
6. Limit i wyłączenie z ust. 5 nie obejmują szkód wyrządzonych umyślnie lub przez rażące niedbalstwo, szkód na osobie ani odpowiedzialności, której zgodnie z bezwzględnie obowiązującym prawem nie można ograniczyć. Nie ograniczają ustawowych praw osób, których dane dotyczą, roszczeń i kompetencji organów, zwrotu opłaty nienależnej ani zwrotów wynikających z prawidłowego wykonania uprawnień do obniżenia ceny, odstąpienia lub zakończenia Umowy.
7. Wobec Przedsiębiorcy uprzywilejowanego nie stosuje się ograniczeń z ust. 5. Pozostałe postanowienia nie uchylają ochrony przed niedozwolonymi postanowieniami ani uprawnień dotyczących usług cyfrowych. Samo zamieszczenie w Regulaminie zastrzeżenia dopuszczalności prawnej nie pozbawia Użytkownika prawa do zakwestionowania klauzuli.
8. Po stwierdzeniu istotnego błędu Usługodawca podejmuje działania naprawcze, informuje o znanych skutkach dla rozliczeń i udostępnia poprawione wyniki oraz pomoc w przygotowaniu korekty w zakresie usługi. Użytkownik współpracuje w rozsądnym ograniczeniu szkody i niezwłocznie zgłasza znaną mu nieprawidłowość. Korzystanie z pomocy naprawczej nie oznacza zrzeczenia się roszczeń ani obowiązku czekania, gdy grozi upływ terminu urzędowego.

§ 13. Odstąpienie od Umowy

1. Przedsiębiorca uprzywilejowany może odstąpić bez podania przyczyny od Umowy o Konto oraz od odrębnie zawartej umowy o Abonament w ciągu 14 dni od zawarcia danej umowy. Odnowienie istniejącego Abonamentu bez zawarcia nowej umowy nie jest samo przez się kolejnym zawarciem umowy. Nie ogranicza to skutków zmiany warunków i ochrony wynikającej z prawa.
2. Oświadczenie można wysłać na hello@taxbai.pl lub adres siedziby. Wystarczy jednoznaczna informacja o decyzji pozwalająca ustalić umowę. Podanie NIP, użycie wzoru lub dołączenie zrzutu ekranu nie są warunkami skuteczności. Do zachowania terminu wystarcza wysłanie oświadczenia przed jego upływem.
3. Rozpoczęcie odpłatnego świadczenia przed upływem terminu odstąpienia może nastąpić na odrębne, wyraźne żądanie Użytkownika po poinformowaniu o skutkach. Usługodawca zachowuje dowód żądania i przekazuje jego potwierdzenie e-mailem. Samo zainstalowanie Aplikacji, zapisanie karty lub domyślne zaznaczenie pola nie stanowi takiego żądania. Rozpoczęcie ciągłego świadczenia usługi cyfrowej nie pozbawia automatycznie prawa odstąpienia.
4. Przy odstąpieniu po skutecznym żądaniu wcześniejszego rozpoczęcia Użytkownik ponosi koszt świadczenia spełnionego do chwili odstąpienia tylko w zakresie dopuszczonym prawem, proporcjonalnie do zakresu świadczenia i uzgodnionej ceny. Okres bezpłatnej próby nie jest odpłatnym świadczeniem. W razie braku wymaganego żądania lub informacji Usługodawca nie potrąca kosztu, którego przepisy nie pozwalają pobrać.
5. Usługodawca zwraca należne środki nie później niż w ciągu 14 dni od otrzymania oświadczenia, tym samym sposobem płatności, chyba że Użytkownik bezkosztowo uzgodni inny. Nie pobiera opłaty manipulacyjnej za wykonanie prawa odstąpienia.
6. Odstąpienie wyłącznie od Abonamentu nie oznacza żądania usunięcia wszystkich danych Konta, chyba że Użytkownik tak postanowi. Kończy odpłatny dostęp i odnowienia; Konto oraz wydanie danych podlegają pozostałym zasadom. Odstąpienie od całej Umowy kończy usługę z zachowaniem praw do odzyskania danych.
7. Użytkownikowi bez statusu Przedsiębiorcy uprzywilejowanego nie przyznaje się umownego, bezwarunkowego prawa odstąpienia w ciągu 14 dni. Może anulować odnowienie i korzystać z pozostałych uprawnień dotyczących naruszenia Umowy i przepisów prawa.

§ 14. Reklamacje zgodność usługi i zwroty

1. Reklamację można zgłosić na hello@taxbai.pl, na adres siedziby albo przez formularz „Napisz do nas” w Aplikacji. Dla sprawnej obsługi warto podać identyfikator Konta, opis problemu, datę i oczekiwany sposób rozwiązania. Zrzut ekranu oraz dołączenie rozmowy z Asystentem są dobrowolne; Użytkownik powinien ograniczyć je do informacji potrzebnych do rozpatrzenia sprawy. Brak tych elementów nie pozbawia prawa do zgłoszenia.
2. Usługodawca odpowiada e-mailem w ciągu 14 dni od otrzymania reklamacji. Gdy potrzebne są dodatkowe informacje, zwraca się o nie bez zbędnej zwłoki i w tym samym terminie przedstawia stanowisko co do ustaleń możliwych na podstawie zgłoszenia. Prośba o uzupełnienie nie uruchamia terminu od nowa. Termin odpowiedzi nie oznacza zgody na odkładanie pilnego usunięcia błędu do jego końca.
3. Wobec Przedsiębiorcy uprzywilejowanego Usługodawca odpowiada za dostarczenie usługi cyfrowej i jej zgodność z Umową na zasadach rozdziału 5b ustawy o prawach konsumenta. Przy dostarczaniu ciągłym odpowiedzialność obejmuje niezgodność, która wystąpiła lub ujawniła się w okresie, w którym usługa miała być dostarczana. Obejmuje także wymagane aktualizacje i właściwe ustawowe zasady ciężaru dowodu.
4. Jeżeli usługa nie została dostarczona, Przedsiębiorca uprzywilejowany może żądać dostarczenia i skorzystać z prawa odstąpienia na warunkach art. 43j. W razie niezgodności może żądać doprowadzenia usługi do zgodności bez kosztów, w rozsądnym czasie i bez nadmiernych niedogodności, a w przypadkach przewidzianych w art. 43n obniżyć cenę albo odstąpić od umowy. Nie każda sprawa wymaga wcześniejszej nieskutecznej próby naprawy, jeżeli ustawa pozwala od razu na inny środek ochrony.
5. Obniżenie ceny uwzględnia zakres i czas niezgodności. Przy świadczeniu ciągłym zwrot obejmuje część odpowiadającą usłudze niezgodnej oraz okresowi, którego świadczenie odpadło wskutek odstąpienia. Usługodawca zwraca kwoty należne z tych tytułów niezwłocznie, nie później niż w terminie 14 dni od otrzymania odpowiedniego oświadczenia, zgodnie z art. 43o. Nie jest do tego konieczne dodatkowe uznanie reklamacji według swobodnej decyzji Usługodawcy.
6. Nienależnie pobrana opłata jest zwracana bez zbędnej zwłoki, nie później niż w ciągu 14 dni od ustalenia nienależnego pobrania, z zachowaniem krótszych lub inaczej liczonych terminów wynikających z prawa. Zwrot następuje co do zasady na tę samą metodę płatności; gdy jest to niemożliwe, strony uzgadniają bezkosztowy, bezpieczny sposób.
7. Użytkownik bez statusu uprzywilejowanego korzysta z odpowiedzialności umownej i uprawnień przewidzianych prawem dla jego Umowy. Przedstawiony tryb reklamacyjny nie ogranicza dochodzenia roszczeń przed sądem ani zawiadomienia właściwego organu. Uprawnienia bezwzględnie obowiązujące przysługują niezależnie od opisania ich w Regulaminie.

§ 15. Powierzenie przetwarzania danych osobowych

1. W zakresie, w którym Usługodawca przetwarza dane osobowe w imieniu Użytkownika w celu obsługi jego dokumentów i rozliczeń, Użytkownik jest administratorem, a Usługodawca podmiotem przetwarzającym. Niniejszy paragraf stanowi umowę powierzenia zgodnie z art. 28 RODO. Odrębne cele, dla których Usługodawca jest administratorem, opisuje Polityka prywatności; nie obejmują one dowolnego własnego wykorzystania całej powierzonej dokumentacji.
2. Przedmiotem jest przechowywanie, porządkowanie, odczyt, obliczanie, zestawianie, obsługa rozrachunków i korespondencji dotyczącej płatności na polecenie Użytkownika, udostępnianie na polecenie, eksport i usuwanie danych w zakresie niezbędnym do Umowy. Powierzenie trwa przez świadczenie usługi i okres wydania lub usunięcia danych przewidziany w § 16a, a dłużej tylko na podstawie zgodnego z prawem polecenia albo konkretnego obowiązku prawnego mającego zastosowanie do Usługodawcy.
3. Kategorie osób obejmują Użytkownika w zakresie danych przetwarzanych w jego imieniu jako administratora, kontrahentów, ich przedstawicieli, pracowników Użytkownika, zleceniobiorców, osoby współpracujące i członków rodzin ujmowanych w obsługiwanych dokumentach. Kategorie danych obejmują dane identyfikacyjne i kontaktowe, PESEL i inne wymagane identyfikatory, dane adresowe i rachunków, dane transakcji i rozliczeń, zatrudnienia, czasu pracy, płac, składek i ubezpieczeń, a w zakresie obsługiwanych dokumentów także dane o absencjach i zdrowiu. Powierzenie nie uprawnia do gromadzenia danych zbędnych dla danej funkcji ani rozszerzania zakresu bez oceny podstaw i zabezpieczeń.
4. Usługodawca przetwarza dane wyłącznie na udokumentowane polecenie Użytkownika. Regulamin, wybór funkcji, dane wprowadzone w jej ramach i osobne zatwierdzenia stanowią polecenie w odpowiadającym im zakresie. Dotyczy to także przekazywania poza EOG. Jeżeli prawo nakłada obowiązek innego przetwarzania, Usługodawca informuje o nim przed wykonaniem, chyba że przepis zabrania takiej informacji. Niezwłocznie informuje też, gdy uważa polecenie za naruszające przepisy ochrony danych, i uzgadnia dalsze zgodne z prawem postępowanie.
5. Usługodawca zapewnia poufność osób dopuszczonych do danych oraz środki wymagane art. 32 RODO, odpowiednie do charakteru danych i ryzyka, w tym kontrolę dostępu, zabezpieczenie transmisji i danych autoryzujących, kopie i odtwarzanie, rozliczalność dostępu oraz ocenę skuteczności zabezpieczeń. Opis środków i udokumentowanego cyklu kopii bazy zawiera załącznik 5. Przed powierzeniem Usługodawca uzupełnia ten opis o rzeczywisty zakres kopii plików i ich cykl usunięcia, jeżeli nie wynikają z udostępnionego opisu. Obowiązek ten nie uprawnia do przyjęcia danych bez zabezpieczeń odpowiednich do ryzyka. Zmiany nie obniżają poziomu ochrony poniżej wymaganego prawem i Umową.
6. Usługodawca pomaga w realizacji praw osób, których dane dotyczą, za pomocą środków odpowiednich do charakteru przetwarzania, oraz w wykonaniu obowiązków z art. 32-36 z uwzględnieniem charakteru przetwarzania i dostępnych informacji. Żądanie otrzymane bezpośrednio od osoby przekazuje administratorowi, o ile prawo nie nakazuje innego działania. Zawiadamia o naruszeniu bez zbędnej zwłoki, nie później niż w ciągu 48 godzin od jego stwierdzenia, przekazując dostępne informacje i uzupełniając je w miarę ustaleń. Termin ten nie oznacza prawa do czekania 48 godzin bez uzasadnienia.
7. Usługodawca udostępnia informacje niezbędne do wykazania zgodności i umożliwia audyt przez Użytkownika albo upoważnionego niezależnego audytora. W pierwszej kolejności strony mogą wykorzystać aktualne raporty i dokumentację, o ile wystarczają do celu weryfikacji. Zwykły audyt planuje się co najmniej 14 dni wcześniej, co do zasady raz w roku, z ochroną danych innych klientów i tajemnicy. Ograniczenia te nie dotyczą uzasadnionego podejrzenia naruszenia, istotnego incydentu, niewystarczającej dokumentacji ani wymagań organu. Koszty i organizacja dodatkowych czynności są proporcjonalne i nie mogą uniemożliwiać ustawowego audytu.
8. Użytkownik udziela ogólnej zgody na dalsze powierzenie podmiotom wskazanym w załączniku 6, udostępnionym przed zawarciem Umowy. Wykaz obejmuje podmiot prawny, funkcję, zakres i miejsce przetwarzania oraz podstawę transferu poza EOG, jeżeli występuje. Usługodawca zapewnia objęcie dalszego przetwarzania odpowiednimi umowami, także przez skuteczne przyjęcie warunków i dodatków powierzenia dostawcy, oraz pozostaje odpowiedzialny za wykonanie obowiązków w zakresie wymaganym art. 28 ust. 4 RODO. Samo wymienienie dostawcy nie oznacza przekazywania mu każdej kategorii danych z ust. 3. Dalsze powierzenie jest ograniczone do danych niezbędnych dla konkretnej funkcji i dopuszczalnych według właściwych warunków przetwarzania.
9. O planowanym dodaniu lub zastąpieniu dalszego podmiotu Usługodawca informuje e-mailem co najmniej 14 dni wcześniej, wskazując zakres zmiany. Użytkownik może w tym terminie zgłosić uzasadniony sprzeciw związany z ochroną danych. Usługodawca rozpatruje sprzeciw i przedstawia możliwą alternatywę. Sam sprzeciw nie jest automatycznym oświadczeniem o wypowiedzeniu całej Umowy.
10. Jeżeli zgodnej z Umową usługi nie można kontynuować bez zakwestionowanego podmiotu i nie da się uzgodnić rozwiązania, Użytkownik może zakończyć objętą zmianą usługę, a gdy dotyczy podstawowego zakresu, Umowę, najpóźniej przed rozpoczęciem takiego przetwarzania. Usługodawca zapewnia wydanie danych i proporcjonalny zwrot przedpłaty za okres bez świadczenia.
11. Po zakończeniu przetwarzania Usługodawca, według decyzji Użytkownika jako administratora, zwraca lub usuwa powierzone dane i usuwa istniejące kopie, chyba że konkretny obowiązek prawa Unii lub prawa krajowego wymaga przechowania. Wskazuje wtedy podstawę, zakres i czas oraz ogranicza dostęp i użycie. Ogólny obowiązek przechowywania ksiąg przez podatnika nie stanowi samodzielnego obowiązku ich zatrzymania przez Usługodawcę. Usunięcie z kopii następuje w udokumentowanym cyklu kopii, o którym Użytkownik został poinformowany, z odizolowaniem danych od bieżącego użycia i ponownym zastosowaniem decyzji o usunięciu po odtworzeniu.
12. Użytkownik zapewnia podstawę przetwarzania danych powierzanych, wykonuje obowiązki administratora i przekazuje wyłącznie dane potrzebne do usługi. Dla danych szczególnych kategorii zapewnia właściwą przesłankę art. 9 RODO. Nie oznacza to zwolnienia Usługodawcy z jego własnych obowiązków ani przeniesienia na Użytkownika odpowiedzialności za działania sprzeczne z otrzymanymi zgodnymi z prawem poleceniami.
13. Użytkownik może osobno zamówić dalsze archiwum określonych danych. Zamówienie wskazuje zakres, datę zakończenia, zasady dostępu i ewentualną cenę; nie jest domyślną konsekwencją zamknięcia Konta. W tym zakresie nadal obowiązuje powierzenie, dostęp do odczytu i wydania oraz zasady usunięcia. Archiwum nie przenosi na Usługodawcę publicznoprawnych obowiązków Użytkownika, chyba że odrębne przepisy stanowią inaczej.

§ 16. Zawieszenie i zakończenie Umowy

1. Użytkownik może wypowiedzieć Umowę w każdej chwili e-mailem lub przez funkcję usunięcia Konta. Odrębne anulowanie odnowienia Abonamentu pozostawia Konto i dostęp do końca opłaconego okresu. Przed usunięciem Aplikacja przedstawia skutki dla dostępu, zleceń oczekujących, płatności i wydania danych. Usunięcie Konta zatrzymuje przyszłe odnowienia; potwierdzenie wskazuje rozliczenie i datę zakończenia.
2. Decyzję o usunięciu Konta można cofnąć w ciągu 30 dni na zasadach bezpiecznej weryfikacji. Ten okres nie oznacza automatycznego obowiązku ponownego uruchomienia odwołanych wysyłek lub upoważnień. Zwykły dostęp może być w tym czasie wyłączony, ale wydanie danych następuje według § 16a.
3. Usługodawca może wypowiedzieć Umowę z 30-dniowym wyprzedzeniem z ważnej przyczyny: zakończenia świadczenia usługi, zmiany prawa uniemożliwiającej jej dotychczasowe świadczenie, obiektywnej trwałej niemożności realizacji podstawowego zakresu albo braku aktywności przez 12 miesięcy po końcu odpłatnego dostępu. Informuje e-mailem o przyczynie, dacie, zwrocie za niewykorzystany okres i wydaniu danych.
4. W razie istotnego naruszenia prawa lub Umowy Usługodawca wzywa do jego usunięcia w terminie co najmniej 7 dni, opisując problem i skutek bezczynności. Po bezskutecznym terminie może wypowiedzieć Umowę. Może działać natychmiast, gdy kontynuacja stwarza realne zagrożenie bezpieczeństwa, umożliwia przestępstwo albo zachowanie terminu byłoby obiektywnie niedopuszczalne. Nie stosuje automatycznej utraty całej przedpłaty jako kary za naruszenie.
5. Czasowe zawieszenie ogranicza się do niezbędnego zakresu i czasu. Usługodawca podaje przyczynę, sposób wyjaśnienia i dostępny tryb zakwestionowania decyzji, chyba że podanie określonych informacji zabrania prawo lub uniemożliwiałoby zabezpieczenie zagrożenia. Przyczyna jest weryfikowana bez zbędnej zwłoki. Po jej ustaniu dostęp zostaje przywrócony.
6. Wypowiedzenie, blokada i brak zapłaty nie uchylają obowiązku bezpiecznego wydania danych. Gdy sam dostęp do Konta jest ryzykowny, Usługodawca stosuje odrębną bezpieczną weryfikację i sposób przekazania. Roszczenia o opłaty rozpatruje się odrębnie od prawa odzyskania własnych danych w zakresie wynikającym z prawa i Umowy.

§ 16a. Wydanie danych i zmiana dostawcy

1. Użytkownik może eksportować swoje dokumenty i wyniki w czasie trwania usługi. Po zakończeniu Umowy Usługodawca zapewnia co najmniej 30 dni na odzyskanie danych przez ograniczony dostęp do eksportu albo bezpieczne wydanie po potwierdzeniu tożsamości. Nie wymaga to zakupu nowego Abonamentu. Nie obejmuje korzystania z płatnych funkcji do nowych rozliczeń.
2. Zakres i formaty wydania określa załącznik 1. Wydanie obejmuje przechowywane dane wprowadzone i wytworzone bezpośrednio w związku z korzystaniem z usługi oraz niezbędne do ich dalszego użycia metadane i powiązania. Brak dokumentu, którego nigdy nie utworzono albo który wcześniej zgodnie z prawem usunięto, jest wyjaśniany w opisie paczki. Eksport nie obejmuje kodu źródłowego, tajnych danych autoryzujących, wewnętrznych tajemnic Usługodawcy i danych innych klientów; wyłączenia te nie mogą służyć zatrzymaniu należnych danych Użytkownika.
3. Użytkownik może zgłosić e-mailem zamiar zmiany dostawcy usługi przetwarzania danych lub przeniesienia danych do własnej infrastruktury. Usługodawca potwierdza zakres, plan i termin przejścia. Okres przygotowania nie przekracza dwóch miesięcy od zgłoszenia, a okres przejściowy co do zasady 30 dni kalendarzowych po przygotowaniu. Strony uzgadniają krótszy realny termin, jeżeli jest możliwy; postanowienie nie wydłuża zwykłego prawa zakończenia Umowy.
4. Gdy przejście w ciągu 30 dni jest technicznie niewykonalne, Usługodawca informuje w ciągu 14 dni roboczych od zgłoszenia, wykazuje techniczną przyczynę i wskazuje alternatywny okres nie dłuższy niż 7 miesięcy. Użytkownik może skorzystać z przysługującego mu prawa przedłużenia okresu przejściowego. Usługodawca nie używa tej procedury do opóźniania zwykłego eksportu.
5. W okresie przejściowym Usługodawca zachowuje należytą staranność dla ciągłości usługi i bezpieczeństwa, udostępnia informacje, dokumentację i interfejsy wymagane do przeniesienia oraz rozsądną pomoc w zakresie ciążących na nim obowiązków. Użytkownik i nowy dostawca współpracują przy przyjęciu danych. Taxbai nie gwarantuje identyczności funkcji innego programu ani importu formatów, których tamten program nie obsługuje.
6. Po zakończeniu uzgodnionego okresu przejściowego Użytkownik ma co najmniej dalsze 30 dni na odzyskanie danych objętych przejściem. Termin ten jest odrębny od zwykłego okresu po zakończeniu Umowy i nie jest skracany przez 30-dniowy termin cofnięcia usunięcia Konta. Usunięcie danych następuje po właściwym terminie i skutecznym zakończeniu przejścia, z zachowaniem § 15 i podstaw prawnych uzasadniających przechowanie określonych danych.
7. Standardowe wydanie danych i zmiana dostawcy nie podlegają dodatkowej opłacie za sam eksport lub przeniesienie. Zwykły Abonament należny za rzeczywiście kontynuowaną na życzenie Użytkownika usługę rozlicza się według uzgodnionego zakresu; nie oznacza to automatycznego odnowienia rocznego Planu dla wykonania eksportu. Dodatkowe prace wykraczające poza obowiązki ustawowe i standardowe wydanie wymagają osobnej, dobrowolnej wyceny i nie mogą być warunkiem wykonania tych obowiązków.
8. Usługodawca nie wykorzystuje wydania danych do przenoszenia na Użytkownika odpowiedzialności za wcześniejszy błąd. Wyjątki od wydania określonych treści i danych stosuje tylko w zakresie dopuszczonym właściwymi przepisami. Zasady niniejszego paragrafu nie ograniczają praw wynikających z RODO, ustawy o prawach konsumenta i rozporządzenia 2023/2854 w zakresie jego zastosowania.
9. Po wydaniu i upływie właściwego okresu odzyskania Usługodawca usuwa dane powierzone zgodnie z § 15 i załącznikiem 2, chyba że Użytkownik osobno zamówił archiwum albo zachodzi konkretny ustawowy obowiązek przechowania. Samo bezpłatne Konto, anulowanie Abonamentu, milczenie Użytkownika lub użycie przycisku zamknięcia nie stanowi zamówienia wieloletniego archiwum. Usunięcie obejmuje istniejące kopie zgodnie z wymaganiami prawa; kopii nie wykorzystuje się do wznowienia zakończonego przetwarzania bez właściwej podstawy.

§ 17. Prawa do Aplikacji i danych

1. Prawa do kodu, interfejsu, znaków i treści Usługodawcy przysługują Usługodawcy lub jego licencjodawcom. Na czas Umowy Użytkownik otrzymuje niewyłączne uprawnienie do korzystania z udostępnionej Aplikacji na potrzeby własnej działalności i w zakresie zamówionej usługi.
2. Użytkownik nie otrzymuje prawa modyfikacji i sublicencjonowania Aplikacji ani udostępniania jej jako własnej usługi. Uprawnienia wynikające z bezwzględnie obowiązujących przepisów, w tym dotyczące zgodnego z prawem badania działania i interoperacyjności programu, pozostają zachowane.
3. Wprowadzenie danych nie przenosi na Usługodawcę praw do dokumentów, treści ani baz Użytkownika i nie odbiera praw osobom, których dane dotyczą. Użytkownik uprawnia Usługodawcę do przechowania, niezbędnego zwielokrotnienia, przetworzenia i przekazania danych wyłącznie w zakresie potrzebnym do Umowy i zgodnych z prawem poleceń. Nie jest to przeniesienie własności danych osobowych ani zgoda na dowolne trenowanie modeli.
4. Usługodawca może używać do utrzymania i rozwoju usługi statystyk poddanych skutecznej anonimizacji, które nie pozwalają zidentyfikować Użytkownika ani innych osób przy uwzględnieniu rozsądnie dostępnych środków. Sama zmiana e-maila, usunięcie nazwiska albo pozostawienie NIP nie oznacza automatycznie anonimizacji. Powstanie anonimowych statystyk nie uchyla obowiązku wykazania zgodnej z prawem podstawy wcześniejszego przetwarzania.

§ 18. Zmiany Regulaminu i usługi

1. Usługodawca może zmienić Regulamin w zakresie koniecznym z powodu zmiany prawa lub wiążącego rozstrzygnięcia, zmiany wymagań systemu publicznego lub sklepu z aplikacjami, obiektywnej zmiany technicznej wpływającej na świadczenie, potrzeby usunięcia zagrożenia bezpieczeństwa albo wprowadzenia określonej nowej lub zmienionej funkcji zgodnie z § 10. Zakres zmiany pozostaje w związku z podaną przyczyną i nie działa wstecz.
2. O zmianie Usługodawca informuje e-mailem co najmniej 14 dni przed wejściem w życie, przesyłając treść pozwalającą ją utrwalić, opis zmiany, powód, termin i zasady rezygnacji. Dodatkowo może zamieścić komunikat w Aplikacji. Dla ceny obowiązuje termin 30 dni z § 6. Wersja archiwalna pozostaje dostępna.
3. Użytkownik może wypowiedzieć Umowę przed wejściem zmiany w życie. Jeżeli zmiana prowadzi do wcześniejszego zakończenia opłaconej usługi, Usługodawca zwraca proporcjonalną część przedpłaty za okres bez świadczenia. Brak wypowiedzenia ma wyłącznie taki skutek, jaki jest dopuszczalny dla skutecznie doręczonej zmiany istniejącej Umowy. Nie jest zgodą na dodatkową płatną usługę, dowolne nowe przetwarzanie danych ani zrzeczeniem się ochrony.
4. Wobec Przedsiębiorcy uprzywilejowanego zmiany usługi cyfrowej inne niż konieczne do jej zgodności wymagają podstawy i uzasadnionej przyczyny w Umowie oraz nie mogą powodować dodatkowych kosztów. Przy istotnym negatywnym wpływie na dostęp lub korzystanie Usługodawca informuje z odpowiednim wyprzedzeniem na trwałym nośniku o cechach i dacie zmiany oraz prawach Użytkownika. Użytkownik może wypowiedzieć umowę bez zachowania terminu w ciągu 30 dni od zmiany albo późniejszego otrzymania informacji, zgodnie z art. 43q, chyba że zapewniono mu zgodne z ustawą zachowanie usługi bez zmiany i dodatkowej opłaty.
5. Zmiany wyłącznie redakcyjne, które nie zmieniają praw, obowiązków, zakresu świadczenia ani zasad danych, mogą być publikowane bez 14 dni. Nie wolno pod tą nazwą wprowadzać nowego ograniczenia odpowiedzialności lub usługi. Zmiany wynikające bezpośrednio z bezwzględnie obowiązującego prawa stosuje się w wymaganym przez nie terminie, z informacją przekazaną tak szybko, jak jest to możliwe.

§ 19. Postanowienia końcowe

1. Do Umowy stosuje się prawo polskie, z zachowaniem bezwzględnie obowiązujących przepisów właściwych dla jej stron. Umowa jest zawierana w języku polskim.
2. Strony mogą dążyć do polubownego rozwiązania sporu. Spory rozstrzyga sąd właściwy według przepisów prawa, chyba że strony zawarły odrębną, skuteczną umowę o właściwości miejscowej w formie wymaganej przez art. 46 k.p.c. Takie uzgodnienie nie może naruszać właściwości wyłącznej ani ochrony Przedsiębiorcy uprzywilejowanego.
3. Usługodawca nie zobowiązuje się do pozasądowego rozstrzygania sporów, chyba że obowiązek wynika z prawa albo zgodzi się na taki tryb w konkretnej sprawie. Nie ogranicza to prawa Użytkownika do skorzystania z pomocy właściwych instytucji ani do sądu.
4. Nieważność lub bezskuteczność postanowienia wywołuje skutki określone prawem. Pozostała część Umowy pozostaje w mocy, o ile może obowiązywać bez tego postanowienia. Regulamin nie ustanawia automatycznego zastąpienia klauzuli niedozwolonej inną klauzulą realizującą jej cel.
5. Datę wejścia nowej wersji w życie Usługodawca podaje przy jej udostępnieniu i w zawiadomieniu według § 18. Dla nowo zawieranych Umów właściwa jest wersja przedstawiona i przyjęta przed zawarciem. Publikacja propozycji lub materiału konsultacyjnego nie zmienia istniejących Umów.

Załącznik 1 Zakres i formaty wydania danych

Oryginały i faktury

Wydanie obejmuje przechowywane oryginały wgranych plików, dostępne XML KSeF oraz wygenerowane faktury w PDF i ich dane ustrukturyzowane. Zachowane zostają powiązania plików z rekordami, oznaczenia korekt i identyfikatory KSeF. Dane tabelaryczne są wydawane w CSV, a struktury i metadane w JSON, z opisem sposobu odczytu.

Ewidencje i ustawienia

Wydanie obejmuje przechowywane wpisy KPiR albo ewidencji przychodów, rejestry VAT, środki trwałe i amortyzację, ustawienia podatkowe i okresy ich obowiązywania, dane kontrahentów oraz rozrachunki. Dane tabelaryczne są wydawane w CSV, struktury i metadane w JSON, a przechowywane urzędowe struktury JPK także w XML.

Deklaracje i dowody

Wydanie obejmuje przechowywane przygotowane i wysłane deklaracje, JPK oraz dokumenty ZUS, ich korekty, pliki wysyłkowe XML lub KEDU, urzędowe potwierdzenia oraz identyfikatory i statusy z datami. Przekazywane są także istniejące PDF. Dane statusów i powiązań są wydawane w CSV lub JSON; sam PDF nie zastępuje przechowywanych danych strukturalnych.

Kadry i płace

Wydanie obejmuje przechowywane dane pracowników, umów, okresów, naliczeń, składników i absencji oraz związane z nimi dokumenty w zakresie korzystania z usługi. Dane tabelaryczne są wydawane w CSV, struktury i metadane w JSON, a istniejące dokumenty także w ich formacie PDF lub XML. Przekazanie danych identyfikacyjnych i szczególnych kategorii podlega zabezpieczeniom odpowiednim do ich charakteru.

Historia potrzebna do dalszego użycia

Wydanie obejmuje przechowywane powiązania dokumentów i korekt, daty, istotne zatwierdzenia i wersje rozliczeń, udokumentowane zlecenia, historię rozmów AI Użytkownika i pliki dostępne w tych rozmowach, w zakresie danych objętych wydaniem. Dane strukturalne są wydawane w JSON lub CSV, a pliki w przechowywanym formacie. Nie są wydawane tajne klucze, hasła i dane innych klientów.

Opis i przekazanie paczki

Usługodawca dołącza opis zakresu danych, okresów, formatów, schematu pól, kodowania, strefy czasowej i powiązań identyfikatorów, ze wskazaniem kategorii pustych albo wcześniej zgodnie z prawem usuniętych. Dane przekazuje po bezpiecznej weryfikacji, przez dostęp ograniczony do uprawnionego odbiorcy i właściwego okresu pobrania. Upływ pojedynczego linku nie skraca umówionego terminu odzyskania danych.

Załącznik 2 Przechowanie po zakończeniu usługi

Dane powierzone

Przetwarzane przez czas świadczenia zamówionej usługi, wydania oraz przejścia do innego dostawcy na zasadach § 15-16a. Po zakończeniu tego celu zwracane lub usuwane według decyzji Użytkownika, z usunięciem istniejących kopii, chyba że właściwy przepis wymaga dalszego przechowania.

Dodatkowe archiwum

Powstaje tylko na osobne udokumentowane zamówienie, określające kategorie, datę końcową i ewentualną cenę. Użytkownik zachowuje odczyt i możliwość wydania. Nadal obowiązuje § 15. Przed zakończeniem Usługodawca przypomina o końcu usługi i możliwości odzyskania danych. Nie stanowi domyślnej usługi przechowania pełnych akt osobowych.

Obowiązki Użytkownika

Obowiązki przechowania dokumentacji podatkowej, ZUS i pracowniczej mogą mieć różne terminy. Użytkownik zapewnia ich wykonanie we własnym zakresie albo przez osobno zamówioną usługę. Zakończenie Taxbai nie znosi tych obowiązków, ale nie usuwa prawa do wydania danych i nie uprawnia Taxbai do automatycznego zatrzymania całej bazy.

Własne cele Taxbai

Własne dokumenty rozliczeniowe są przechowywane na podstawie przepisów właściwych dla Taxbai. Minimalne, wydzielone dowody umowy, zleceń i roszczeń są przechowywane tylko przez niezbędny, uzasadniony okres. Zakres, podstawy i okresy właściwe dla własnych celów administratora określa Polityka prywatności. Nie obejmuje to automatycznie wszystkich powierzonych danych.

Kopie i wykonanie usunięcia

Usługodawca obejmuje usunięciem istniejące kopie w zakresie wymaganym prawem, dokumentuje wykonanie i stosuje ograniczenia zapobiegające zwykłemu użyciu danych oczekujących na usunięcie. Odtworzenie kopii nie uchyla wykonanego żądania usunięcia. Opis faktycznie stosowanych zabezpieczeń i cyklu kopii jest udostępniany przed powierzeniem; nie zastępuje obowiązku usunięcia wymaganego prawem.

Załącznik 3 Zakres funkcji i istotne ograniczenia

Przeznaczenie i ewidencje

Aplikacja służy do rozliczeń własnej jednoosobowej działalności prowadzonej w Polsce: KPiR albo ewidencji przychodów przy ryczałcie, rejestrów VAT, rozrachunków, środków trwałych i amortyzacji oraz danych remanentu. Obsługuje skalę podatkową, podatek liniowy i ryczałt w zakresie dostępnych rozliczeń; ustawienia karty podatkowej dotyczą wyłącznie podmiotów, które mogą z niej legalnie korzystać. Dostępność konkretnego rozliczenia zależy od roku, rodzaju działalności i prawidłowego profilu. Nie obejmuje pełnych ksiąg rachunkowych, CIT, sprawozdań finansowych spółek ani rozliczeń działalności nierejestrowanej.

Faktury i dokumenty

Zakres obejmuje faktury sprzedaży, faktury zaliczkowe i rozliczeniowe, pro formy oraz dostępne korekty, import z KSeF, ręczne wprowadzanie danych i odczyt dokumentów z plików. Pro forma nie jest fakturą podatkową. Odczyt OCR wymaga kontroli poprawności danych; samo przesłanie dokumentu nie dowodzi jego kompletności ani prawidłowego ujęcia. Nie obsługuje się korekty do korekty ani korekt zbiorczych; przypadki wymagające ujęcia korekty w różnych okresach VAT rozdziela się zgodnie z dostępną ścieżką. Aplikacja nie wystawia faktur VAT marża ani szczególnych faktur unijnej sprzedaży nowych środków transportu.

VAT i transakcje zagraniczne

Dostępne są rozliczenia VAT w zakresie profilu podatnika, JPK_V7M i JPK_V7K oraz formularze VAT-8, VAT-9M, VAT-UE i VAT-26 w obsługiwanych przypadkach. Transakcje unijne, import i eksport oraz kwoty w walucie obcej są rozliczane w zakresie udostępnionych ścieżek i wymaganych danych. Kontrola progu OSS nie oznacza prowadzenia pełnego rozliczenia OSS, składania jego deklaracji ani automatycznej obsługi wszystkich zagranicznych stawek VAT. Aplikacja nie oblicza różnic kursowych od własnych środków na rachunkach walutowych. Nie należy traktować dostępności rozliczenia walutowej faktury jako zapewnienia obsługi wszystkich szczególnych zdarzeń podatkowych związanych z zagranicą.

Podatek dochodowy i dokumenty roczne

Aplikacja oblicza obsługiwane zaliczki i rozliczenia bieżące oraz przygotowuje dane do rozliczenia rocznego przedsiębiorcy. Zestawienie roczne nie jest złożonym zeznaniem PIT. Taxbai nie wysyła rocznego zeznania PIT przedsiębiorcy ani PIT-16A. Użytkownik składa je właściwą drogą poza Aplikacją, uwzględniając również dochody i dane nieprowadzone w Taxbai.

Kadry i płace

Moduł obejmuje dane pracowników, zleceniobiorców, wykonawców umów o dzieło i współpracującego członka rodziny, przygotowanie dostępnych dokumentów zatrudnienia, naliczenia wypłat, składek i zaliczek PIT, obsługiwane nieobecności, dane PPK oraz roczne PIT-11 i PIT-4R. PIT-11 i PIT-4R Użytkownik składa samodzielnie poza Aplikacją. Dane dla instytucji PPK przekazuje w jej portalu; zwolnienia lekarskie wpisuje, ponieważ Aplikacja nie pobiera e-ZLA. Nie oblicza wypłat osoby będącej zagranicznym rezydentem podatkowym. Szczególne przypadki ustania stosunku pracy, w tym śmierć, tymczasowe aresztowanie i inne wygaśnięcie, wymagają rozliczenia poza dostępnym procesem. Moduł nie zastępuje kompletnego przechowywania dokumentacji pracowniczej wymaganej przepisami.

ZUS i skuteczność wysyłki

Obliczenia składek i podsumowanie nie są potwierdzeniem złożenia dokumentu. Na dzień tej wersji dokumenty ZUS obejmujące osoby z modułu Kadry Użytkownik składa poza Taxbai w eZUS albo Płatniku na podstawie przygotowanych danych; Aplikacja nie wydaje jeszcze pliku obejmującego te osoby. Inne przekazywanie do ZUS jest dostępne wyłącznie po spełnieniu warunków § 8a i dopuszczeniu aktualnej wersji obsługującej dany rodzaj dokumentu. Nie gwarantuje się terminu uruchomienia niedostępnej wysyłki. Oznaczenie przez Użytkownika dokumentu jako złożonego poza Taxbai stanowi jego informację, a nie urzędowe potwierdzenie złożenia uzyskane przez Taxbai.

Integracje, Asystent i płatności

Integracje wymagają właściwych danych i uprawnień Użytkownika; ich zakres określają § 8-9. KSeF nie dostarcza wszystkich dokumentów firmy. Dostęp do danych w ChatGPT lub Claude i wykonanie dodatkowych czynności podlegają odrębnym zatwierdzeniom przewidzianym w § 9, w tym ust. 10. Zapis otrzymanej lub dokonanej wpłaty, wygenerowanie danych do zapłaty i przygotowanie paczki przelewów nie oznaczają wykonania przelewu bankowego. Usługa nie obejmuje prowadzenia rachunku płatniczego ani inicjowania przelewu z rachunku przez Taxbai.

Zakres a ograniczenia

Szczególna procedura albo obowiązek, których obsługi nie przedstawiono jako dostępnej funkcji, wymagają rozliczenia odpowiednim kanałem poza Taxbai. Komunikat o ograniczeniu powinien wskazywać dalszą możliwą czynność. Niniejszy wykaz nie ogranicza odpowiedzialności za zgodność udostępnionych funkcji z Umową ani za błędne zapewnienie o ich dostępności. Zmiany zakresu podlegają zasadom zmian Umowy; samo zaktualizowanie wykazu nie odbiera praw do opłaconej usługi.

Załącznik 4 Wymagania techniczne i limity

Urządzenie i przeglądarka

Wymagane są połączenie z Internetem, aktywny adres e-mail oraz aktualna wersja Chrome, Edge, Firefox lub Safari objęta wsparciem jej dostawcy, z włączonym JavaScript, niezbędnymi plikami cookie i pamięcią lokalną. Pobieranie i podgląd dokumentów wymagają obsługi PDF oraz możliwości zapisu pliku lub udostępnienia go właściwej aplikacji. Przeglądarka osadzona w innym programie może wymagać otwarcia serwisu w pełnej przeglądarce.

Aplikacja mobilna

Należy używać aktualnej wersji Taxbai udostępnionej dla danego urządzenia w Google Play lub App Store oraz aktualnego dostępnego komponentu wyświetlania stron. Zgodność urządzenia przy instalacji określa sklep. Aparat, mikrofon, powiadomienia i dostęp do plików zależą od sprzętu, systemu i udzielonych uprawnień. Do aktualnego przetwarzania, pobierania danych i wysyłki potrzebny jest Internet; nie zapewnia się kompletnego prowadzenia rozliczeń bez połączenia.

Pliki

Limity dotyczą pojedynczego pliku, chyba że wskazano także liczbę plików w paczce. W poniższej tabeli 1 MB oznacza 1 048 576 bajtów, zgodnie ze sposobem wyliczania limitu przez Aplikację. Sprawdzana jest rzeczywista zawartość pliku; sama zmiana rozszerzenia nie zmienia formatu. Plik musi być czytelny i zgodny z przeznaczeniem danej funkcji. Dla importu XML wymagana jest obsługiwana struktura dokumentu, a nie dowolny plik XML.

1. Dokument do odczytu OCR w wydatkach: PDF, JPG, PNG. 20 MB na plik; do 20 plików w jednej paczce.
2. Import XML do wydatków: Faktura KSeF FA(3) albo dokument odprawy celnej PZC/SAD w XML. 10 MB na plik.
3. Certyfikat lub klucz prywatny KSeF: Tekstowy PEM: .crt, .cer, .pem, .key; bez binarnego .p12/.pfx. 5 MB na plik.
4. Załącznik w rozmowie z Asystentem: PDF, JPG, PNG, HEIC. 10 MB na plik.
5. Nagranie do transkrypcji: WEBM, OGG, MP4, MP3, WAV. 15 MB na plik.
6. Zrzut ekranu do zgłoszenia: PNG, JPG, WEBP. 4 MB na plik.
7. Logo firmy na fakturze: PNG, JPG. 1 MB na plik.

Limity intensywności

Działają techniczne limity przyjmowania kolejnych zleceń w danej funkcji: odczyt OCR do 30 na minutę, 200 na godzinę i 500 na 24 godziny; rozmowa z Asystentem do 15, 200 i 500 w tych okresach; transkrypcja nagrań do 15, 100 i 300. Chodzi o zlecenia danej operacji, a nie miesięczny limit faktur; jedna paczka OCR może zawierać wiele plików. Limity chronią przed nadmiernym obciążeniem i mogą obejmować korzystanie ze wspólnego adresu sieciowego. Po przekroczeniu operacja wymaga ponowienia po wygaśnięciu ograniczenia. Te parametry nie stanowią gwarancji natychmiastowego wykonania wszystkich zleceń ani pozbawienia praw z tytułu niezgodności usługi. Zmiana parametrów podlega zasadom zmian Regulaminu.

Załącznik 5 Zabezpieczenia i mechanizmy kopii

Lokalizacja i poczta

Podstawowe środowisko aplikacji i bazy danych działa na infrastrukturze OVH w Warszawie, w Polsce. Automatyczne wiadomości e-mail z aplikacji są kierowane przez Amazon SES w regionie Frankfurt (eu-central-1), a korespondencja na hello@taxbai.pl jest obsługiwana przez skrzynkę OVH. Lokalizacja podstawowego serwera i region wysyłki poczty nie oznaczają przetwarzania wszystkich danych wyłącznie w Polsce albo EOG. Pozostałych odbiorców, lokalizacje i podstawy transferów należy odczytywać łącznie z wykazem z § 15 ust. 8 i Polityką prywatności.

Transmisja i dane uwierzytelniające

Dostęp do aplikacji jest chroniony przez HTTPS/TLS. Hasła kont przechowywane są jako skróty bcrypt. Klucze prywatne i sekrety integracji KSeF oraz sekrety uwierzytelniania dwuskładnikowego są zabezpieczane szyfrowaniem AES-256-GCM w obsługujących je mechanizmach. Ochrona wybranych pól nie oznacza deklaracji szyfrowania całej bazy, każdego pliku ani wszystkich kopii.

Dostęp i rozliczalność

Dostęp do danych przysługuje wyłącznie osobom upoważnionym, w zakresie niezbędnym do wykonywania ich zadań. Dostęp wymaga uwierzytelnienia i kontroli uprawnienia do odpowiedniej firmy oraz roli. Dostęp do pomocy podlega odrębnej kontroli i rejestrowaniu. Stosowane są mechanizmy ochrony logowania, ograniczenia intensywności wywołań i rejestrowania zdarzeń. W logach działają reguły ukrywania wskazanych pól, takich jak hasła i tokeny. Nie należy przesyłać sekretów w zgłoszeniach, dokumentach ani treści rozmów. Uprawnienia i skuteczność zabezpieczeń podlegają okresowej weryfikacji odpowiedniej do ryzyka.

Kopie bazy i mechanizm kopii serwera

Udokumentowana konfiguracja przewiduje codzienną kopię bazy danych oraz kopię przed wdrożeniem zmian. Standardowy okres rotacji kopii bazy wynosi 14 dni; pliki kwalifikujące się do usunięcia są usuwane przy kolejnym dobowym wykonaniu zadania. Kopia bazy jest przechowywana w zasobie serwera produkcyjnego i nie stanowi zapewnienia istnienia niezależnej kopii w innej lokalizacji. Dodatkowo włączona jest usługa automatycznej kopii serwera OVH w wariancie Standard. Jest ona odrębnym mechanizmem od kopii samej bazy. Nie przypisuje się jej czternastodniowej rotacji ani innego okresu wyłącznie na podstawie cyklu kopii bazy. Kopia bazy nie jest kopią treści wszystkich przesłanych plików. Dokładny zakres kopii plików i cykl ich usuwania wymagają odrębnego opisu przed powierzeniem, zgodnie z § 15 ust. 5. Nie ustala się gwarantowanego czasu odtworzenia ani gwarancji braku utraty jakichkolwiek danych między kolejnymi kopiami. Nie ogranicza to obowiązku zabezpieczenia i przywrócenia dostępności danych stosownie do art. 32 RODO ani odpowiedzialności za niewykonanie Umowy.

Ciągłość i usuwanie

Przesłane pliki są zapisywane w trwałym zasobie oddzielonym od wymiany wersji aplikacji. Taki zapis nie zastępuje kopii zapasowej. W razie incydentu Usługodawca podejmuje działania dla ograniczenia skutków i przywrócenia dostępu oraz wykonuje obowiązki informacyjne z § 15 i przepisów. Wydanie, przechowanie i usunięcie danych, także po odtworzeniu kopii, podlegają § 15-16a oraz załącznikom 1-2. Sam cykl kopii nie jest samodzielną podstawą do używania danych po zakończeniu ich celu.

Załącznik 6 Podstawowe dalsze podmioty przetwarzające

Zakres wykazu

Poniższe podmioty obsługują podstawowe funkcje aplikacji. Dane przekazuje się odpowiednio do wykorzystywanej funkcji, w zakresie niezbędnym do Umowy. Lokalizacja siedziby podmiotu nie jest automatycznie lokalizacją wszystkich operacji przetwarzania. Dalsi podwykonawcy poszczególnych dostawców działają w ramach ich umów powierzenia i aktualnych wykazów, z zachowaniem obowiązków Usługodawcy wynikających z § 15.

OVH sp. z o.o. — Polska

Funkcja: infrastruktura aplikacji, baza danych, przechowywane pliki i poczta kontaktowa. Zakres danych: dane kont i firm, dokumenty i ewidencje, dane kadrowe i korespondencja w zakresie używanej usługi. Podstawowy serwer aplikacji znajduje się w Warszawie. Dostawca działa na podstawie umowy powierzenia stanowiącej część jego warunków. Przetwarzanie w EOG nie jest transferem do państwa trzeciego. Jeżeli przy świadczeniu usługi dochodzi do takiego transferu, stosuje się właściwą podstawę z rozdziału V RODO i warunki powierzenia, w szczególności standardowe klauzule umowne, gdy są wymagane.

Amazon Web Services EMEA SARL — Luksemburg

Funkcja: wysyłanie automatycznych wiadomości przez Amazon Simple Email Service (SES). Zakres danych: adresy odbiorców, treść wiadomości, wysyłane załączniki oraz dane techniczne nadania i doręczenia. Skonfigurowany region wysyłki to Frankfurt, eu-central-1. AWS Data Processing Addendum jest włączony do warunków świadczenia usług dla przetwarzanych danych klienta. Ewentualny transfer do państwa trzeciego odbywa się z właściwymi zabezpieczeniami; dla transferów wymagających standardowych klauzul umownych warunki AWS przewidują odpowiedni moduł tych klauzul. Sam region SES nie oznacza, że wszystkie operacje wsparcia i administracji odbywają się wyłącznie w tym regionie.

OpenAI Ireland Ltd. — Irlandia

Funkcja: usługi modeli AI kupowane przez Taxbai, w tym dostępne funkcje rozmowy, odczytu dokumentów i transkrypcji. Zakres danych: treść zlecenia, przekazane pliki i niezbędny kontekst, odpowiednio do używanej funkcji. Podmiot przetwarza dane na podstawie OpenAI Data Processing Addendum; dla danych EOG wskazuje on OpenAI Ireland Limited. Przetwarzanie może obejmować EOG, USA i lokalizacje właściwych dalszych podmiotów wskazanych przez dostawcę. Transfer poza EOG opiera się na właściwej decyzji o adekwatności albo standardowych klauzulach umownych. Nie zapewnia się przetwarzania wyłącznie w UE ani zerowej retencji. Jest to odrębny zakres od własnego konta ChatGPT Użytkownika z § 9.

Anthropic Ireland, Limited — Irlandia

Funkcja: modele AI kupowane przez Taxbai do obsługiwanych odpowiedzi i odczytu dokumentów. Zakres danych: treść zlecenia, przekazane pliki i niezbędny kontekst danej funkcji. Zastosowanie mają Commercial Terms of Service oraz włączony do nich Data Processing Addendum. Przetwarzanie może odbywać się w EOG, USA i lokalizacjach wskazanych w wykazie dalszych podmiotów dostawcy. Dla transferu wymagającego zabezpieczeń umowa przewiduje właściwy moduł standardowych klauzul umownych. Nie zapewnia się przetwarzania wyłącznie w UE ani zerowej retencji. Własne konto Claude Użytkownika podlega odrębnym zasadom § 9.

Google LLC - USA; Firebase Cloud Messaging

Funkcja: dostarczanie powiadomień push w aplikacji mobilnej. Zakres danych: identyfikatory instalacji i tokeny urządzeń, treść powiadomienia oraz identyfikatory i parametry zdarzenia potrzebne do doręczenia i otwarcia odpowiedniego miejsca w Aplikacji. Dla tej usługi standardowe warunki Firebase odsyłają do Google APIs Terms of Service oraz Firebase Data Processing and Security Terms. Przetwarzanie odbywa się na globalnej infrastrukturze Google, w tym poza EOG; nie zapewnia się ograniczenia go do UE. Zastosowanie mają właściwa podstawa transferu przewidziana w tych warunkach, w tym decyzja o adekwatności w objętym nią zakresie, albo odpowiedni moduł standardowych klauzul umownych, gdy jest wymagany. Obsługa push jest odrębnym celem od logowania Google i dystrybucji aplikacji w sklepie.

Odbiorcy w odrębnych celach i zmiany

Operator płatności za abonament, operator sklepu z aplikacją, dostawca logowania oraz dostawca publicznej strony internetowej są opisani w Polityce prywatności w zakresie odpowiadającym ich rzeczywistym rolom. Nie stają się przez to automatycznie dalszymi procesorami całej dokumentacji rozliczeniowej Użytkownika. Uruchomienie dodatkowego dalszego przetwarzania, w tym przez usługę zdalnej diagnostyki albo dodatkowy kanał powiadomień, wymaga ujęcia rzeczywistego podmiotu, zakresu i lokalizacji w wykazie oraz zastosowania zasad § 15 ust. 9-10.

Załącznik. Wzór oświadczenia o odstąpieniu

Regulamin w niniejszej wersji obowiązuje od 7 listopada 2026.